Toegankelijkheidseisen voor PDF

Een PDF is pas echt toegankelijk als iedereen 'm kan gebruiken!

PDF online?

Laten we met het belangrijkste beginnen: PDF is geen geschikt middel om online informatie over te brengen! PDF is ooit bedacht om documenten te printen zonder dat de opmaak van het document in de war raakt. Bij de komst van het internet is het vaak een keuze uit gemak, om pdf-documenten online te plaatsen zonder verder na te denken of dit middel wel voor iedereen geschikt is, of voor ieder apparaat. Pdf-documenten zijn moeilijk schaalbaar en hierdoor slecht te gebruiken op een mobiele telefoon.

Wil je dan toch persé een pdf-bestand online plaatsen en is er geen toegankelijk alternatief via tekst in HTML, dan is het dus belangrijk om het pdf-bestand digitaal toegankelijkte maken. Online is veel informatie te vinden hoe je dit moet doen. Er is veel kennis nodig en soms ook speciale tools. 

Wettelijke eisen

In de basis komt het er op neer dat een pdf-bestand moet voldoen aan alle eisen die opgesteld zijn in de WCAG 2.1, maar ook aan de ISO standaard voor PDF bestanden: PDF/UA (Universal Accessibility). Er is een overlap tussen PDF/UA en WCAG, maar er zijn ook verschillen. Sommige dingen staan alleen in de WCAG en vice versa. Daarom zijn PDF/UA en WCAG complementair. De wetgeving rondom digitale toegankelijkheid gaat uit van WCAG en verplicht dus niet het toepassen van PDF/UA. Maar wil je een zo toegankelijk mogelijke pdf-bestand? Controleer dan of die voldoet aan de eisen voor WCAG én PDF/UA.

Waar moet je in ieder geval op letten

Zorg ervoor dat je brondocument (Word, Indesign of Adobe Acrobat Pro) toegankelijk is. Omzetten naar PDF wordt dan al een stuk makkelijker.

  • Gebruik koppen en zorg dat die betekenisvol zijn. Gebruik hiervoor kopstijlen. De stijl ‘Titel’ wordt niet herkend in PDF, dus maak hier waar mogelijk een kopstijl 1 van of pas het later in Acrobat Pro aan naar een h1.
  • Maak opsommingslijsten (genummerd en ongenummerd) op met opsommingstekens vanuit het programma
  • Geef tabellen tabelkoppen en maak ze zo simpel mogelijk. In Word kun je bij het invoegen van een tabel de optie ‘ Veldnamenrij’ aanvinken voor kolomkoppen.
  • Zorg voor duidelijke linkteksten, omdat lezers moeten kunnen achterhalen waar de link naartoe gaat.
  • Geef informatieve afbeeldingen een duidelijke alternatieve tekst
  • Markeer decoratieve afbeeldingen als decoratief zodat ze genenegeerd worden door hulpsoftware
  • Vermijd het gebruik van kop- en voetteksten, hulpsoftware slaat deze informatie over
  • Vermijd enter om naar een nieuwe pagina te gaan, gebruik hiervoor een ‘pagina-einde’
  • Gebruik niet alleen kleur om informatie over te brengen
  • Verwijs niet naar visuele eigenschappen van andere content, zoals kleur of locatie
  • Bij langere documenten is het belangrijk om bladwijzers aan te maken waardoor de bezoeker makkelijk naar een ander gedeelte kan navigeren
  • Aandacht voor de eigenschappen van het document:
    • Zorg voor de juiste taalinstelling (belangrijk voor voorleessoftware)
    • Zorg voor een beknopte en duidelijke documenttitel. Dit is het eerste wat voor wordt gelezen en moet dus een goede beschrijving zijn van de inhoud van het document
    • Kies bij weergave voor “Documenttitel” in plaats van “Bestandsnaam”. In Adobe Acrobat PRO is dit terug te vinden onder het Tabblad ‘Weergave bij openen’ bij ‘vensteropties’. Bij ‘Tonen’ moet dus 'Documenttitel' ingesteld worden
  • Controleer de toegankelijkheid van het bronbestand. In Word zit hiervoor een optie in het menu. Als deze knop hiervoor niet direct beschikbaar is, kun je de optie vinden onder ‘Werkbalk snelle toegang aanpassen’ en vervolgens naar 'Meer opdrachten. Los de gevonden toegankelijkheidsproblemen op. 
  •  Sla het document op (NIET via 'Printen naar pdf)
  • Klik bij het opslaan voor ‘Opties’. Vink alles aan onder “Inclusief niet-afdrukbare onderdelen” (Windows). De MacOS-versie
    heeft deze laatste optie niet, daar kies je “Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid (maakt gebruik van Microsoft online-service)”.
  • Zorg ervoor dat het pdf-document tags krijgt. Dit betekent dat er niet alleen een visuele laag is, maar ook een laag met tags, ofwel code. Hulpsoftware heeft deze codelaag met tags nodig om het document te kunnen ‘lezen’.

Huisstijl

We vinden het belangrijk dat al onze producten in huisstijl worden opgemaakt. Houd voor de opmaak van een pdf-bestand dus rekening met de kleuren en de juiste lettertypen (Oranda en Source Sans Pro) uit het huisstijlhandboek van gemeente Nijmegen. Gemeente Nijmegen heeft ook een iconenbank, waar eerder gemaakte iconen makkelijk te hergebruiken zijn. Mail voor de meest recente versie van het huisstijlhandboek en de iconenbank naar teamonline@nijmegen.nl.

Kleurcontrast

  • Tekst kleiner dan 18pt (24px) heeft een kleurcontrast van minimaal 4,5:1 met de achtergrond
  • Tekst groter dan 18pt (24px) of groter dan 14pt vetgedrukt (18,7px) heeft een kleurcontrast van minimaal 3,0:1 met de achtergrond
  • Alle niet tekstuele content (lijntjes, iconen, knoppen) heeft een kleurcontrast van minimaal 3,0:1 met de achtergrond
  • Gebruik niet alleen kleur om verschillende onderdelen van elkaar te onderscheiden, maar ook tekst of patronen zoals lijnen en stippen. Bijvoorbeeld bij de staven van een staafdiagram.
  • Hyperlink in de tekst? Zorg dat deze niet alleen door een andere kleur herkenbaar is, maar ook door de link te onderstrepen.
  • Let er bij tekst over afbeelding op dat het contrast voor alle letters voldoende blijft. Gebruik zo nodig letters met een zwart randje eromheen
  • Zorg ervoor dat grafieken niet alleen in kleur de waarden aangeven. Gebruik decoratieve lijnen, schrijf de waarde boven een kolom. Schrijf zo nodig alles wat je ziet uit in tekst
  • Gebruik je de goede kleurcombinaties?  Dit is te berekenen met een contrastchecker zoals Colour Contrast Analyzer of de WebAIM Contrast Checker.

Begrijpelijk

  • Een pdf bestand moet niet alleen toegankelijk zijn, maar ook begrijpelijk. Gebruik geen lastige iconen zoals een icoon dat iets heel specifieks laat zien
  • Zorg voor een heldere structuur, maak goed gebruik van opmaak in het brondocument; titels, koppen, tussenkoppen, lijsten.
  • Gebruik letters die voldoende groot zijn
  • Tekst op taalniveau B1

Navigatie en leesvolgorde

Voor bezoekers met hulptechnologie is het niet altijd duidelijk waar ze zijn als zij een pdf-bestand lezen. Daarom moet elke pdf een duidelijke titel hebben. Bij langere documenten is het belangrijk om bladwijzers aan te maken. Met bladwijzers kun je gedeelten van een document markeren, bijvoorbeeld hoofdstukken. De bezoeker kan via de bladwijzers eenvoudig naar een ander gedeelte springen.

Je moet ook letten op de tab- en leesvolgorde. Zeker bij pdf-bestanden met wat meer opmaak, zoals een tekst die over meerdere kolommen loopt, is dit belangrijk. Als de leesvolgorde dan niet klopt, leest voorleessoftware niet per kolom, maar regel per regel. Alle eerste, tweede en volgende regels van de kolommen worden dan aan elkaar geplakt.

Toegankelijkheidscheck voor plaatsing