Toegankelijkheidseisen voor PDF

Laten we met het belangrijkste beginnen: PDF is geen geschikt middel om online informatie over te brengen! PDF is ooit bedacht om documenten te printen zonder dat de opmaak van het document in de war raakt. Bij de komst van het internet is het een keuze uit gemak om pdf-documenten online te plaatsen zonder verder na te denken of dit middel wel voor iedereen geschikt is... of voor ieder apparaat.... Pdf-documenten zijn moeilijk schaalbaar en hierdoor slecht te gebruiken op een mobiele telefoon.

Wil je dan toch persé een PDF online plaatsen, is het dus zaak om dit alleen te doen als de PDF digitaal toegankelijk is. Online is veel informatie te vinden hoe je dit moet doen. Hier is veel kennis voor nodig en soms ook speciale tools. In de basis komt het er op neer dat een PDF ook aan alle eisen moet voldoen die opgesteld zijn in de WCAG 2.1. 

Waar moet je in ieder geval op letten

  • Zorg ervoor dat je brondocument, meestal Word of Indesign, toegankelijk is. Omzetten naar PDF wordt dan al een stuk makkelijker.
    TIP: Word heeft een mogelijkheid om toegankelijkheid van het brondocument te toetsen:
    • Ga in de bovenste blauwe balk naar de optie "Werkbalk snelle toegang aanpassen" 
    • Ga naar "Meer opdrachten"
    • Zoek bij alle opdrachten naar "Toegankelijkheidscontrole" en voeg deze toe aan de werkbalk snelle toegang.
    • Ook in programma's als Indesign zitten toegankelijkheidscontroles
  • Eigenschappen van het document:
    • Zorg voor de juiste taalinstelling (belangrijk voor voorleessoftware)
    • Zorg voor een duidelijke documenttitel. Dit is het eerste wat voor wordt gelezen en moet dus een goede omschrijving geven van de inhoud van het document
    • Kies bij weergave voor “documenttitel” in plaats van “Bestandsnaam”. In Adobe Acrobat PRO is dit terug te vinden onder het Tabblad ‘Weergave bij openen’ bij ‘vensteropties’. Bij ‘Tonen’ moet  dus 'Documenttitel' ingesteld worden
  • Huisstijl
    We vinden het belangrijk dat al onze producten in huisstijl worden opgemaakt. Houd voor de opmaak van een PDF dus rekening met de kleuren en de juiste lettertypen (Oranda en Source Sans Pro)  uit het huisstijlhandboek van gemeente Nijmegen.  Gemeente Nijmegen heeft ook een iconenbank, waar eerder gemaakte iconen makkelijk te hergebruiken zijn. Mail voor de meest recente versie van het huisstijlhandboek en de iconenbank naar teamonline@nijmegen.nl.
  • Kleurcontrast
    • Tekst kleiner dan 18pt (24px) heeft een kleurcontrast van minimaal 4,5:1 met de achtergrond
    • Tekst groter dan 18pt (24px) of groter dan 14pt vetgedrukt (18,7px) heeft een kleurcontrast van minimaal 3,0:1 met de achtergrond
    • Alle niet tekstuele content (lijntjes, iconen, knoppen)  heeft een kleurcontrast van minimaal 3,0:1 met de achtergrond
    • Gebruik niet alleen kleur om verschillende onderdelen van elkaar te onderscheiden, maar ook tekst of patronen zoals lijnen en stippen. Bijvoorbeeld bij de staven van een staafdiagram.
    • Hyperlink in de tekst? Zorg dat deze niet alleen door een andere kleur herkenbaar is, maar ook door de link te onderstrepen.
    • Let er bij tekst over afbeelding op dat het contrast voor alle letters voldoende blijft. Gebruik zo nodig letters met een zwart randje eromheen
    • Zorg ervoor dat grafieken niet alleen in kleur de waarden aangeven. Gebruik decoratieve lijnen, schrijf de waarde boven een kolom. Schrijf zo nodig alles wat je ziet uit in tekst
    • Gebruik je de goede kleurcombinaties? Test dit  online.
  • Begrijpelijk
    • Een pdf bestand moet niet alleen toegankelijk zijn, maar ook begrijpelijk. Gebruik geen lastige iconen zoals een icoon dat iets heel specifieks laat zien
    • Zorg voor een heldere structuur, maak goed gebruik van opmaak in het brondocument; titels, koppen, tussenkoppen, lijsten.
    • Gebruik letters die voldoende groot zijn
    • Tekst op taalniveau B1 
  • Tabellen
    • Maak voor tabellen gebruik van koppen en duidelijke kolom/rijnamen
    • Splits tabellen op in kleine stukken in plaats van 1 grote meervoudige tabel
  • Label velden van formulieren, zodat de inhoud ervan duidelijk is bij het gebruik van een screenreader
  • Voeg alternatieve teksten toe aan alle afbeeldingen, grafieken etc. Is een afbeelding decoratief, dan kan de alttekst leeg zijn: alt=””.
  • Sla het document op als PDF/UA en geef het een codelaag mee zodat mensen die gebruik maken van hulpsoftware zoals voorleessoftware weten om welke elementen het gaat
  • Test of het document met het toetsenbord te bedienen is.
  • Een toegankelijk Word document kan via een plugin "Axes-Word" omgezet worden naar een toegankelijke PDF document.  Meer informatie hierover is op te vragen bij het bureau Swink of Team Online van gemeente Nijmegen.

Toegankelijkheidscheck voor plaatsing